كيفية كتابة التحرير الإداري - طريقة
عمل تحرير إداري لرسالة أو تقرير أو محضر اجتماع أو غيرها من أنواع التحرير
الإداري
يعتبر التحرير الإداري من أنجع وسائل الاتصال ، وتعد الوثائق الإدارية
المعتمدة من طرف الإدارة ، أهم أداة لنقل المعلومات المتداولة في الحقل الإداري .
ويتم في الغالب تجسيد هذه المعلومات في وثائق إدارية تأخذ شكل رسائل
وتقارير وبيانات ومطبوعات بأنواعها وأشكالها المختلفة والتي أضحت تعرف تزايدا
مستمرا يوازي تشعب مجالات تدخل الإدارة في الحياة اليومية للمواطن .
هذا ، ويرتكز التحرير الإداري على أسس عملية وخصوصيات ترتبط بتحرير وتقديم
كل وثيقة إدارية، وكذا على مبادئ ومقومات وضوابط تتمثل في :
O
القدرة على الكتابة والإنشاء في لغة التواصل ؛
O
المعرفة الإدارية والقانونية ؛
O
معرفة أصول وقواعد وتقنيات الاتصال داخل الإدارة ؛
O
الالتزام بخصائص ومميزات الأسلوب الإداري واستعمال الصيغ والمصطلحات الإدارية
المتداولة .
وعموما ، يمكن تصنيف الوثائق المكتوبة إلى صنفين :
ـ الصنف الأول : إخباري يعتمد مضمونه على وصف ونقل الوقائع والأحداث ،
ويتمثل في كتابة المراسلات وإعداد التقارير والمحاضر والمذكرات ... ؛
ـ الصنف الثاني :إجرائي يتجسد مضمونه في الإجراءات التشريعية والتنظيمية
والتدابير المسطرية والقواعد الإجرائية ... .
وستتــــم مــعالجة موضوع التحرير الإداري من خلال أربعة عناصر
أســـاســــية هــــي :
O
خصائص التحرير الإداري ؛
O
تقنيات التحرير الإداري ؛
O
شكليات الوثيقة الإدارية ؛
O
التقرير كنموذج للوثيقة الإدارية .
1- خصائص التحرير الإداري :
ينفرد التحرير الإداري ببعض الخصائص المرتبطة بطبيعة العمل الإداري في
جانبه القانوني والفني، مثل احترام التسلسل الإداري وتحمل المسؤولية واتخاذ الحذر
والتحلي بالمجاملة والفعالية .
كما يتميز التحرير الإداري ، باستعماله لصيغ مألوفة استقرت في الأذهان
وأصبحت تستعمل بصورة دائمة ، وكذا باستخدام المصطلحات الإدارية المتفق عليها عند
معالجة مختلف الأنشطة التي تقوم بها الإدارة .
ويخضع التحرير الإداري كذلك، لتقنيات مساعدة يشترك في بعضها مع تقنيات
صناعة الكتابة بصفة عامة ، لكنه ينفرد ببعضها وفقا لمتطلبات الأنشطة الإدارية .
وإجمالا ، فإن أهم خصائص التحرير الإداري تكمن فيما يلي :
ـ سلامة اللغة : وتتحدد بعض ملامح هذه السلامة في الكتابة الإملائيـــة
الصحيحة ، وفي معرفة تطبيق قواعد الصرف والنحو وفي حسن اختيار المفردات .
ـ البساطة : من المعروف أن الرسالة الإدارية توجه إلى جميع الموظفين داخل
الإدارة، وأحيانا إلى عدد كبير من المواطنين المتعاملين مع الإدارة ، لذا يجب أن
تكون اللغة المستعملة لغة بسيطة حتى في حالة كتابة مواضيع موجهة إلى المثقفين فقط .
ـ الدقة والتجسيد : ويعتبران شرطين ضروريين أثناء تحرير الرســالة
الإدارية ، لأنهما يمنعان الوقوع في متاهات المفردات الغيبية .
وفي هذا الصدد ، ينبغي التحلي بالدقة في اختيار الكلمة المناسبة التي تعبر
عن الوضع أو الحالة أو الحقيقة تعبيرا مباشرا ولا تسمح بتداخل المعنى ولا
بالارتباك في اكتشاف المدلول الأوحد .
كما يستحسن أن تضاف إلى الدقة ، وسائل التجسيد التي تجعل الموضوع أو
المادة الموصوفة في نطاق الحواس ، وفي نطاق ما هو متداول يوميا أمام سمع القارئ
وبصره وجميع حواسه .
ـ الموضوعية : وتعد أفضل طريقة للوصول إلى الحقيقة النهائية ، فالمحرر يجب
أن يتحلى بالموضوعية والحياد، وأن يتجنب الإثارة والخيال والتأثر مباشرة بأمور
الذات وقضاياها واهتماماتها ، ولا بالعواطف والتصورات والتخيلات والعقائد والميول
الشخصي .
ـ احترام التسلسل الإداري : ويعنى بهذه الخاصية أن المحرر الإداري ملزم باحترام
التسلسل ا لإداري ، وذلك سعيا وراء خلق نوع من الانضباط والانسجام في العمل بين
الرئيس والمرؤوس والمتعاملين مع الإدارة .
فالرئيس مثلا، يأمر ويوجه تعليمات ويوصي ويلاحظ ، بينما المرؤوس يطيع
وينفذ الأمر ويقترح ...
وفي الغالب ، تتولى القوانين والأنظمة تحديد المدى الذي يمكن أن يصل إليه
الرئيس في كل مستوى من المستويات الإدارية فيما يصدره إلى مرؤوسيه من أوامر. على
أن المسلم به في جميع الحالات ، وفي حدود القانون ، أن المرؤوس ليس له أن يجادل في
مزايا أو ملاءمة الأوامر الصادرة إليه .
ـ الوضوح : ويعتـــبر شرطا أســــاسيا لتبليغ مضمون الرسالة الإدارية ،
فالمحرر الإداري الذي لا يتوفر على رؤيا واضحة ، لا يستطيع أن ينقل أفكاره إلى
الآخرين بوضوح كاف .
وغني عن البيان ، أن صياغة نص ما تتطلب بالضرورة الدقة والوضوح مع مراعاة
الشروط التالية :
O
تجنب تداخل الأفكار عن طريق الإفراط في رصد الفرعي منها داخل الفكرة الرئيسية ؛
O
تقسيم العبارة كلما أمكن ذلك إلى عدد من الجمل المستقلة إسهاما في عدم إجهاد
القارئ في قراءته للفكرة ومتابعته لها ؛
O
التدقيق في استخدام أدوات الربط والحذر في استعمالها بغية وضعها الوضع المناسب حتى
لا تضطرب الفكرة ؛
O
الاحتراس من الأخطاء في وضع علامات الترقيم ، حتى لا يكون هناك غموض أو اضطراب في
الفكرة عند القراءة .
ـ الإيجاز : انطلاقا من كون الرسالة الإدارية وسيلة للعمل فإنه ينبغي
تحريرها بإيجاز وبدون تعقيد بحيث لا ينبغي ضياع الوقت في قراءة المكتوب ، وذلك على
عكس الاعتقاد الخاطئ السائد أنه كلما زاد عدد الكلمات في الجملة كانت الفكرة أوضح .
ـ المسؤولية : يتحمــل الرئيس المختص مسؤولية مضامين الوثائق الصادرة عن
الإدارة ، والتي تتجلى في:
O
بيان السلطة الموقعة التي يجب ذكر اسمها ووضعيتها القانونية أسفل التوقيع سواء كانت
سلطة عليا أو سلطة مفوض لها بالتوقيع مكان السلطة العليا ؛
O
التعبير بتحفظ عن الوقائع والتصريحات التي تمكن الموقع من التحقق منها؛
Oالتأكد
من أن الموظف المختص قد توصل إلى النتائج اللازمة وعرضها بدقة ووضوح .
ـ استعمال المجاملة : انطلاقا من كون الموظف يمثل الدولة ، فإنه يجب أن
يكون متصفا باللياقة والأدب في التعامل. ومن تم فإن القرارات الإدارية يجب صياغتها
بكامل اللياقة والاحترام ، ويجب أن لا تشتمل على كلمات حادة أو غير لائقة .
ـ التحلي بالحذر : ذلك أن الموظف مدعو إلى التحلي بالحذر أثناء صياغة
القرار حتى لا يرتكب خطأ ما . ومثال ذلك ، استعمال المحرر الإداري لعبارة " أوافق
على انتقال المعني بالأمر شريطة التعويض " وتسمى هذه القرارات بالقرارات
الشرطية أو الموقوفة التنفيذ؛
ـ الفعالية : يجب مراعاة عنصر الفعالية أثناء إعداد الوثيقة الإدارية ، إذ
يتعين أن نسأل أنفسنا كل مرة نعد فيها وثيقة إدارية :
O
هل هذه الوثيقة ضرورية ؟
O
هل هذه الوثيقة كافية ؟
O
هل هذه الوثيقة فعالة ؟
O
هل يوجد بديل آخر للاتصال دون استخدام هذه الوثيقة ؟
ـ توخي الدقة : وتعتبر ضرورية في كل ما هو محدد وواضح , مثل مرجع المراسلة
، فنكتب مثلا : بناء على رسالتكم المؤرخة في 10 مارس 2000 تحت عدد 167 ، ولا نكتب
مثلا: بناء على رسالتكم المؤرخة في 10 من الشهر الحالي أو رسالتكم التي توصلنا بها
في الشهر الماضي . هذا , مع الحرص قدر الإمكان على كتابة السنة كاملة وتجنب
الكتابة المختصرة بالنسبة للجهة الموجهة إليها الرسالة .
2 ـ تقنيات التحرير الإداري :
يتطلب التحرير الإداري بالإضافة إلى العناصر السالفة الذكر, من حيث
الإنشاء والمعرفة الإدارية في جوانبها القانونية والفنية والإحاطة بقواعد وتقنيات
الاتصال وخـــصائص الكـــــتابة الإدارية وصــــيغ التحـــرير والمصطلحات الإدارية
, معرفة تامة بموضوع الكتابة , ثم مجهودا في التفكير والتحضير وترتيب الأفكار ووضع
الإطار أو الخطة للتحرير وأخيرا مراجعة المكتوب الإداري للتأكد من سلامته.
أـ معرفة الموضوع : حيث ينبغي أن تكون لدى المحرر الإداري قبل الشروع في
تحرير الوثيقة الإدارية, فكرة واضحة على ما يراد عرضه وأن يعمل على توفير القدر
الكافي من المعلـــومات والحقائق , وأن يقوم بتحديد الجهة التي سيربط الاتصال بها ,
ثم يعمل على تحديد الهدف من الوثيقة الإدارية الذي يمهد الطريق نحو الكتابة ويقود
تلقائيا إلى تحديد الموضوع أو عنوان الوثيقة ؛
ب ـ موضوع أو عنوان الوثيقة : يجب أن يكون عنوان الوثيقة واضحا ومباشرا
وبعيدا عن الغــموض , و أن يكون دالا على أنه يعالج قضية واحدة في الوثيقة
الإدارية. والهدف منه , هو تسهيل العمل الإداري قصد الدقة والسرعة ، ويعنى عموما
بذلك تحديد موضوع المراسلة بشكل مختصر, ويكتب عادة في اليمين تحت صفة عنوان المرسل
.
ج ـ التفكير والتحضير وترتيب الأفكار : يعد التفكير والتحضير من المراحل
الهامة في عملية الكتابة . ففي هذه المرحلة, يتم تجنيد الجانب الخلاق والمبدع لدى
المحرر بالإستعانة بتقنيات تجميع وفرز وتوليد الأفكار بعد طرح الأسئلة التالية: من
, ماذا,لماذا,أين, متى وكيف ؟
ثم يأتي دور التخطيط الذهني للأفكارالذي يبدأ بتسجيل الفكرة المحورية
وتدوين جميع الأفكار المتفرعة عنها.
وبعد جرد جميع الأفكارالمرتبطة بالموضوع , تأتي عملية الترتيب التي ينبغي
أن تعطى فيها الأولوية للأفكار التي تبدو أكثر أهمية بالنسبة للقارىء, ويعلن فيها
منذ البداية عن الفكرة الأساسية.
د- الإطار أو الخطة : قبل الشروع في الكتابة المنظمة , يتعين البدء برسم
الخطة التي تهدف إلى عرض ماتم التوصل إليه من أفكار رئيسية والوصول إلى تحديد
الزاوية التي سنتناول منها الموضوع قبل البدء في الكتابة .
والجدير بالإشارة , أن الوثائق الإدارية تتكون عادة , سواء كانت رسائل
أومذكرات أوتقاريرأ وبيانات أوأبحاثا ..., من ثلاثة أقسام رئيسية هي : المقدمة
والعرض أو المناقشة ثم الخاتمة .
ـ المقدمة : و تتضمن جملة أو جملتين افتتاحيتين يتم التركيز فيها على
الهدف من الوثيقة الإدارية , ثم تنتهي بتحديد مجال موضوع الوثيقة الإدارية ويكون
ذلك تمهيدا للعرض.
ـ العــــــرض : ويتناول الكاتب فيه القضية بالشرح وإعطاء الأمثلة حتى يصل
بهدفه إلى ذهن القارىء. وهذا القسم يحتل ثلثي حجم موضوع الوثيقة الإدارية تقريبا ,
ويجب أن نتذكر أنه لامجال للتعميم في هذا القسم, بل لا بد من التوضيح والتمثيل لكل
عنصر من العناصر التي تضمنتها المقدمة , مع العمل على تخصيص فقرة لكل عنصر من
عناصر الموضوع.
ـ الخاتمة : وتأتي في نهاية الموضوع , وهي تميل مثل المقدمة إلى الإيجاز
وقد يكتفي المحرر فيها بفقرة واحدة, يلخص فيها هدف الوثيقة الإدارية.
وأخيرا, يجب الحرص على المحافظة على التناسب بين الأجزاء الثلاثة المكونة
للوثيقة الإدارية.
ـ شكليات الوثيقة الإدارية :
تشتمل الوثيقة الإدارية في الغالب , على العنوان والرقم الترتيبي والتاريخ
والمكان والموضوع والمرجع والتوقيع .
* العــــنـــــوان :
ويوجد في أعلى الصفحة على اليمين ، حيث يجب كتابة مصدر الرسالة ويشتمل
عادة على السلطات المتدرجة من أعلى إلى آخر خلية حسب التسلسل الإداري .
حيث تتم الإشارة مثلا إلى:
المملكة المغربية
وزارة التربية الوطنية
الكتابة العامة
مديرية الشؤون القانونية والمنازعات
قسم الشؤون القانونية
مصلحة النصوص التنظيمية الخاصة .
غير أن ما يكتب يختلف عادة حسب وضعية مصدر القرار ومستواه في التسلسل
الإداري .
* الرقم الترتيبي للرسالة :
ويأخذ بعين الاعتبار الأرقام التي سبقت تحرير الرسالة وفيما إذا كانت
صادرة عن نفس الجهة ، وعادة ما يتولى القيام بهذه المهمة مصلحة ضبط المراسلات التي
تخصص رقما مميزا لكل وحدة إدارية .
* الـــتـــاريخ والمكان :
ويكتب في أعلى الرسالة حيث يشير إلى تاريخ ومكان تحرير الرسالة مــثلا : الرباط
في 16 يوليو 2001 ، على أنه يمكن أحيانا كتابة التاريخ والمكان في آخر الرسالة.
* موضوع الرسالة :
والهدف منه كما تمت الإشارة إلى ذلك أثناء استعراض تقنيات التحرير الإداري
, هو تسهيل العمل الإداري قصد الدقة والسرعة في تحضير الجواب.
* مرجع الرسالة :
ويكتب مباشرة بعد الموضوع ، ويمكن الإشارة إلى أية وثائق سابقة أو رسائل
لها علاقة بالموضوع في حالة وجودها ، لأن ذلك يسهل البحث عن الملف وتحضير الجواب
أو اللقاء على ضوء ما تضمه من أسئلة أو تعليمات أو توجيهات أو معلومات لها صلة
بالموضوع ...
* التوقيع :
وضـــروري أن يكون في يسار أسفل الصفحة أو آخـــر الوثيقة المتعددة
الصفحات ، ويدل عـــلى أن المـــوقع يتحمل كامل المسؤولية عن كل ما هو مكتوب فـــي
الوثيقـــة . وتكتب عادة بعد نهاية الرسالة صفة الموقع واسمه كاملا ، وتضع بعض
الإدارات خاتما به الاسم كاملا والصفة فيضاف فقط التوقيع .
والجدير بالإشارة ، أن تفويض التوقيع يسهل سير العمل الإداري غير أنه لا
ينقل المسؤولية التي تظل على كاهل الشخص الأصلي المفوض ، لكن في حالة تفويض
الاختصاص فإن المسؤولية تقع على عاتق المفوض .
4 ـ التقرير كنموذج للوثيقة الإدارية :
يشكل التقرير إحدى وسائل الاتصال الرسمي الذي يعالج وضعية معينة ذات طابع
تربوي أو إداري أو اجتماعي أو اقتصادي ، ويوجه عادة إلى جهة أعلى، كما قد يوجه إلى
شخص معين ، ويتضمن تحليلا لتلك الوضعية مع الإشارة أحيانا إلى وجهات نظر أو
اقتراحات أو استنتاجات .
و يسعى التقرير في أساسه , إلى تقديم قدر من المعطيات حول أمر من الأمور
بهدف اتخاذ قرار على ضوء ما تضمنه من معلومات وحقائق , وقد ينتج عن التقرير تأثير
على الأنشطة والأعمال الإدارية وعلى حياة الأفراد والجماعات.
لذا , يجب على محرر التقرير التحلي بالتبصر والحيطة وأن يستهدف الحقيقة
التي يجب أن تتجلى من خلاله بكل وضوح ، تعكس قناعاته التي تكونت لديه أثناء
معاينته للوقائع المادية وإطلاعه على مختلف الوثائق أو المستندات المرتبطة بالقضية
, مع الحرص على أن لا تتم صياغة التقرير حسب رغبة الرئيــس فقط ، بل اعتمادا على
الحقائق الواقعية .
والأكيد , يجب أن يراعي التقرير مجموعة من الضوابط الشكلية مـــن أهمها:
وضع عنوان لكل محتوياته أو ما يمكن أن نسميه رأسية مثلا : المملكة
المغربية، الوزارة، الكتابة العامة , المديرية , القسم , المصلحة ,الخلية ....؛
كتابة الموضوع ؛
كتابة المرجع إذا توفر؛
كتابة التاريخ في نهاية التقرير قبل التوقيع على خلاف الرسالة الإدارية؛
كتابة الاسم الكامل للموظف الذي أعد التقرير وصفته ؛
لا يجب إنهاء التقرير بالصيغ الختامية للرسالة الإدارية، لأن من يرفع إليه
التقرير ليس ملزما بالرد, غير أنه قد تصدر عنه تعليمات معينة بعد استلام التقرير
والإطلاع عليه.
والجدير بالذكر ، أن التقرير يمكن أن يكون شفاهيا ، حيث يتم عرضه بصورة
مباشرة مع الاعتماد على بعض وسائل الإيضاح باستعمال التقنيات الحديثة كالإعلاميات.
وتنقسم التقارير في الغالب من حيث طبيعتها إلى نوعين أساسيين :
* تقرير عن عمل قائم بالفعل ؛
* تقرير عن إمكانية عمل مقترح .
والفرق الجوهري بين النوعين , هو أنه في النوع الأول من التقارير تكون
المعلومات متوافرة فعلا لدى كاتب التقرير، ويبقى أمامه تنظيمهــا وصياغــتها
وعرضها.
أمــا النوع الثاني , فيلزم الكاتب فيه أن يقوم أولا بأبحاث نظرية
وميدانية ثم بجمع النتائج التي يحصل عليها من هذه الأبحاث، وفي مرحلة ثانية يقوم
بتصنيفها وصياغتها .
وتمر كتابة التقارير عادة من عدة مراحل , تتمثل المرحلة الأولى, في تحديد
الهدف من التقرير واحترام الموضوعية، إذ يعتمد نجاح التقرير على قدرة المحرر على
الالتزام بهذين النقطتين سواء كانت كتابة التقرير بمبادرة فردية أو بطلب من جهة
معينة, فتحديد الهدف يتطلب من المسؤول أن يحدد الأسئلة التي سيجيب عنها تقريره .
أما إذا جاءت كـــتابة التقرير بـــناء على طلب جهة معينة ، فيجب على
المكلف أن يفهم التوجيه الصادر إليه بعناية تامة , وأن يعرف ما المطلوب منه على
الوجه السليم في التـــقريــر .
أما المرحلة الثانية في كتابة التقرير، فتكمن في جمع المعلومات والحقائق
والمستندات والوثائق المتعلقة بالموضوع ، إذ يجب أن تكون هذه المعلومات والحقائق
شاملة للإجابة عن الأسئلة المطلوبة.
أما المرحلة الثالثة , فتتمثل في وضع إطار أو خطة للتقرير ، وذلك لتحديد
النقاط التي يجب أن يتضمنها التقرير، وطريقة عرضها عرضا ضافيا متسلسلا ومنطقيا .
وينقسم التقرير بدوره , إلى ثلاثة أجزاء رئيسية : المقدمة وصلب التقرير
والخاتمة .
فالمقدمة تعرف القارئ بموضوع التقرير والهدف منه وحدوده. تم يلي المقدمة
صلب التقرير، وهو القسم الأكثر أهمية ,إذ أنه يتضمن كل المعلومات المطلوبة
والمتعلقة بموضوع التقرير والتي يجب تقديمها بكل موضوعية ونزاهة.
ويجب أن تخدم كل جملة من هذا القسم الهدف من التقرير دون إضاعة لجهد
الموظف المحرر أو وقت القارئ
وفي النهاية , تأتي الخاتمة متضمنة تلخيصا للمعلومات وتأكيدا لها مع
إمكانية تقديم اقتراحات عملية .
ونضع بين أيديكم للاستئناس, نموذجا مقتضبا لكيفية تحرير تقرير.
نموذج لكيفية تحرير تقرير إداري
-------------------------------------------------------
المملكــة المغربيــــة الحمد لله وحده
وزارة التربية الوطنية
الكتابـــة العامــــة
مديرية الشؤون القانونية والمنازعات
قسم الشؤون القانونية
مصلحة النصوص التنظيمية الخاصة
من السيد : ................
إلـــــى
الســـيد الكاتب العام
الموضوع : تقــــرير حول.............................
المرجــــع : رسالتكم رقم ........بتاريخ ...............
سلام تام بوجود مولانا الإمام المؤيد بالله ؛
وبعد، فتنفيذا لتعليماتكم الواردة في رسالتكم المشار إليها في المرجع
أعلاه ، يشرفني أن أرفع إليكم فيما يلي , تقريرا حول .......................
(تصميم التقرير)
المقدمة : تتطرق لموضوع التقرير والهدف منه والعناصر التي سيتناولها.
صلب الموضوع : ويستعرض :
الوقائع المرتبطة بالموضوع ؛
المرجعية القانونية في حالة توفرها,
الإحصائيات المرتبطة بالموضوع ,
الصعوبات التي اعترضت إعداد التقرير,
الإجراءات المتخذة ,
الخاتمة : ويمكن خلالها تقديم بعض الاقتراحات العملية والاستنتاجات.
ـ الإمضاء مع بيان اسم وصفة الموقع
ـ تاريخ إعداد التقرير.
كلمات بحث ذات علاقة : التحرير الاداري في الجزائر ، التحرير الاداري
بالمغرب ،PDF ، word ، تحرير تقرير اداري ، كيفية
تحرير تقرير اداري ، طريقة كتابة تحرير اداري
-------------------------------------Google AD-------------------------------------
مرحب ابحث عن نماذج الرسائل الادارية باللغة الفرنسية
ردحذفالتحرير الاداري و هو ذلك الخطاب المختصر و الهادف و الواضح تحمل معانيه ألفاظ بسيطة و معروفة داخل اطار التنظيم و محدد بنصوص التشريع و الادوات القانونية و التقنية السارية المفعول.
ردحذف